Suuuur update! Notion Custom Agents muudab töötamist.

Viimasel aastal on Notion tulistanud uuendusi kui pritsist, kuid viimane neist – Notion Custom Agents – on liiga suur, et vaikselt mööda minna.

20. märtsi koolitusel “Notion + PARA: alista lõpuks digisegadus” õpime Notioni ja võimsa PARA süsteemi abil enda digiellu püsivat korda looma. Uudiskirja tellija saab soodsamalt! Vaata täpsemalt kirja lõpust ⬇️⬇️⬇️

Lisaks toon välja kaks väiksemat, aga äärmiselt praktilist uut vidinat: Notioni lehekülge võib nüüd kasutada esitlusena (hüvasti, PowerPoint!) ja Notion Mail’is saab kirju otse andmebaasi salvestada.

Vähemtähtsatest asjadest: nimi 4Notion läks võimalike kaubamärgiriskide tõttu arhiivi, asemele tuli NutiHub. Kui vajad Notioni- ja produktiivsusasjades nõu, siis nutihub.com.

Notion Custom Agents: tööriistast töökaaslaseks

Juba lihtsa juturobotina oli Notion AI hea. Sügis lisas sellele agendid, ehk abilised kel igaühel oma teadmistepagas ja juhised.

Custom Agents – ma ei hakka seda pingutatult eesti keelde tõlkima – on aga hiigelhüpe edasi. Kui senine Notion AI oli tööriist, siis Custom Agents on töökaaslane.

Õigemini, töökaaslased: neid agente võid teha mitu (nt dispetšer, turundaja, kliendihaldur), nad teevad omavahel koostööd ja töötavad iseseisvalt, korraldust ootamata, 24/7.

Kuigi uus asi, on entusiastid olnud agarad võimekust katsetama ja piire avardama. Paar tüüpilisemat agenti, mida meistrimehed üle maailma on valmis sepitsenud, on päevakava ja töövoo juht (kontrollib igal hommikulk to-do listi, kalendrit, e-maili ja koostab päeva- või nädalakava) ja e-mailide assistent (töötleb iga paari tunni tagant sissetulnud kirjad, valib neist välja olulisemad mis nõuavad reageerimist, vajalikud kirjad suunab edasi teistele kolleegidele, ning jätab ebaolulisemad hilisemaks ülevaatamiseks). Kuna Notion sai mullu juurde ka suurepärase koosolekute tööriista Meetings, on üks praktiline ja kasulik agent ka selline, mis loeb koosoleku kokkuvõtted läbi, dokumenteerib langetatud otsused ja jagab töötajate kalendritesse laiali kokku lepitud ülesanded.

NutiHub seadistab tiimidele kohandatud agente, mis ühilduvad olemasoleva töövoo ja Notioni süsteemiga. Tulemuseks on süsteem, kus info liigub ning töövood toimivad ilma pideva manuaalse sekkumiseta. Kui tunned, et vajad abi, anna märku!

Present mode – esitlused otse dokumendist

Notioni lehekülg on nüüd ka esitlus. Sa ei pea Notionis töötades enam sisu tömbilt PowerPointi kopeerima.

Microsofti kallal hammaste teritamine oli trendikas nullindatel, aga ma olen vist vanamoeline. Ma väidan, et 90% kasutajate jaoks on 90% Office võimalustest mõttetud. Kelle töö saaks kehvem, kui PowerPointis oleks 22 erineva varju variandi asemel üks, või üldse null?

Ses mõttes on kogu Notioni ökosüsteemi filosoofia olnud üks suur äratundmisrõõm: viska välja kõik peale kõige-kõige hädavajalikuma, ning töö läheb kiiremaks ja paremaks.

Sedasama minimalistlikku joont kannab ka Notioni esitlusrežiim. Lehe menüüst (… paremas ülanurgas) “▶️Present” valimine muudab lehe esitluseks. Ehkki minimalistlik, saab selles tehtud usutavasti 99% PowerPointis tehtavatest esitlustest, ja seda umbes 10% ajakuluga võrreldes PPT-esitluse valmistamisega.

Kasutamine on imelihtne: meeles tuleb vaid pidada, et slaidipiiri tähistab dokumendis vertikaaljoon (divider, ilmub kui vajutada kolm sidekriipsu kõrvuti: —). Olen seda juba palju kasutanud, ning ainus millest PowerPoint’iga võrreldes kujutlen end mõnikord (harva) puudust tundmas, on esineja märkmed.

Save to Notion funktsioon Notion Mail’is

Notion Mail täienes “Save to Notion” nupuga, mis lubab e-kirju salvestada otse andmebaasidesse.

See on üks ammu puuduolev funktsionaalsus. Otse öeldes, ma olen Notioni pärast kaks korda hakanud ise brauseri pluginat vaibkoodima: esitlusrežiimi jaoks, ja meilide otse Notionisse salvestamiseks. Mõlemal juhul jõudis Notion minust ette.

Enne otseühendust Notioniga kerkis Notion Maili puhul paratamatult küsimus: miks seda üldse kasutada? Tundus nagu Gmaili peale tõmmatud skinn – ilus, aga edasi?

Nüüd on vastus olemas. “Save to Notion” nupp lubab e-kirju salvestada otse andmebaasidesse. Mõned kasutusvõimalused:

• Lihtne lugemisnimekiri – salvesta huvitavad uudiskirjad või artiklid ühte kohta, et hiljem rahulikult lugeda.
• Teadmiste andmebaas – olulised e-kirjad, juhised ja lepingud jõuavad ühe klikiga sinna, kus neid ka tegelikult otsitakse. Kui vaja, aitab AI nad õigesse kohta edasi suunata (vt järgmist, PARA alapeatükki!).
• Projekti infovahetus – korralduslikud kirjad, päevakorrad, kliendisuhtlus ja kinnitused saab suunata otse vastava projekti või sündmuse lehele.

See muudab e-posti kliendi passiivsest postkastist aktiivseks töövoo osaks.

PARA meetod digielu korrastamiseks

Koolitus digielu korrastamiseks! Sooduskoodi leiad altpoolt.

aruanne_v1.doc
aruanne_v2.doc
aruanne_loplik.doc
aruanne_loplik_maariti_parandustega.doc

😡😤🤬

Ma tean, et see tuleb Sulle tuttav ette. Meie digielu on sassis kui prügimägi.

Boksid, draivid, meilid, välised kettad, ühised arvutid… tead küll. Kus on Su viimane kodukindlustuse poliis?

Notion on minu teada hetkel parim riist digisegadusest jagu saamiseks. Kuid nõustades Notionisse kolinud tiime süsteemi ülesehitamisel näen tavaliselt, et digisegadus pole vähenenud, vaid lihtsalt teise kohta – folderitest Notionisse – kolinud. Lugematud leheküljed, mille sees on järgmised lugematud leheküljed. Vasak navigeerimismenüü kui jäätmejaam.

Ehk korra hoidmine nõuab nii süsteemi kui enesedistsipliini.

Pärast arutut ajaraisku mitme süsteemi proovimisele on minu soovitus PARA meetod.

See on meetod, kus iga digitaalse kübeme jaoks on oma koht.

PARA on lühend: Projects, Areas, Resources, Archive. Projektid on alguse ja lõpuga ettevõtmised, Areas (valdkonnad) on kindla alguse ja lõputa tegevussuunad (haridus, tervis, kodu, töö jt). Ressursid on kui su isiklik Wiki: teadmised ja materjalid, mis aitavad sul oma asju teha. Ning Arhiiv on koht, kuhu liigutad lõppenud või tähtsuse kaotanud asjad.

Vastus varasemale küsimusele: Su kodukindlustuse poliis peaks olema valdkonna “Kodu” alla kuuluvate ressursside seas. Kui oled salvestanud automüügikuulutusi, siis need peaks olema projekti “Autovahetus” ressursside all.

PARA meetod on minu kogemuses toimiv ja võimas meetod, eriti kui kasutad selleks Notioni, mitte kaustade süsteemi. Iseäranis, kui kasutad tehisaru ka olemasoleva segaduse sorteerimiseks ja PARA süsteemi jaotamiseks.

Tutvustan PARA metoodikat ja selle Notionis rakendamist juba 20.märtsil kell 11 veebikoolitusel. Kuni neljapäevani (12.03) saad koodiga NOTIONPARA paketi “Süsteem” (€69) osta 20 eurot soodsamalt!

Pane ennast jälgijaks ja tee esimene samm digikorra poole!

​